電子メールのマナー

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読むことができるメールを

相手側がどのような環境でメールを読むかは特定できないことが多いです。 自分側できちんと表示できても、相手がまともに読むことができないようなメールは送ってはいけません。

例えば、半角カナは、使用が認められていない文字ですので、相手側で文字化けする可能性もあります。 Windowsに標準で付いてくるOutlookExpressやMicrosoft Officeに含まれるOutlookなどで、HTMLを使ってしまったり、文字コードの設定を間違ったりする可能性があります。

漢字に関しても、第二水準の漢字までで、はしごの高や立の崎などは使用できません。 ローマ数字や○がついた数字もダメです。

読むことはできても、全角英数字を使ったり、スペースで位置合わせなどをすると、相手側で使用しているフォントによっては、非常に乱れたメールになることも予想しなければなりません。

また、添付するファイルも、相手が所有しているソフトを確認する必要があります。 一太郎のような一般的にはマイナーなワープロの文書ファイルはもちろんですが、インターネットと仕事で、コンピュータを使い分けている人は、ワードやエクセルもインストールされていない可能性もあります。 もちろん、Windowsを想定した送り方は、絶対にやめてもらいたいです。

引用しやすい書き方

現在、コンピュータは進化し、広い画面で見ることが多いのですが、必ずしも最新機種のコンピュータを所有しているとは限りませんし、携帯端末でメールを読んでいるかもしれません。 自分のコンピュータの右端が、相手の右端になるとは限らないということに注意する必要があります。

一般的には、1行の文字は、30文字から35文字程度にします。 一つの文を上記の文字数以下にするというわけではなく、長い場合は、わかりやすいところで改行を入れるという意味です。 そうすると引用するときにも、必要な部分を引用して、返事を書きやすくなります。

また、以前は、たまに1行ごとに文を書く人がいました。書き込む画面の行間がないため、自分が見やすくするために、そのようにするのでしょう。 しかし、受け取った側は、行間が見やすいように設定されているので、余計に間延びしたメールを受け取ることになります。 引用するときも、余分な改行を削除しなければならないので、相手に余計な手間をかけることになります。

「メールは誤解の発生装置である」

これは、手紙などでも同じですが、微妙なイントネーションが伝わらないため、自分の気持ちが相手に伝わらないことが多々あります。 この感情の差を埋めるために、顔文字というのを使われることもありますが、同時に信用度も下がるので、フォーマルなメールでは使うわけにはいきません。 ちょっとでも、取り違えの可能性がある表現は、別の表現に置き換えるなど、十分注意する必要があります。

そもそもメールは、感情を伝えるのには適していないツールなので、その場合は、直接話をするべきです。

無駄を省く

電子メールに要求されるのは簡潔さです。 文学的に素晴らしい表現ができる人でも、ウイットに富んだ人も、その能力を発揮してはいけません。 一日100通を超えるメールに目を通す人も少なくありません。 簡潔に書かれていないメールは、後回しにされたり、読まれないでゴミ箱へ送られることもあります。

ただし、タイトル(件名)のないメールは、迷惑メールと判定され、自動的にゴミ箱行きになることもあるので、わかりやすく簡潔なタイトルを必ず付けておく必要があります。

重複するけど…

「無駄を省く」といいながら、矛盾するのですが、本文にも相手と自分の名前(またはニックネーム)を入れたほうがいいです。 メールは、大抵の場合、送信者と受信者のメールアドレスがヘッダに埋め込まれますが、大量のメールを読む人は、ワンキーで次々流し読みをしていきます。 そんなときでも、自分の名前は目に付くので、メールを流される可能性が低くなります。

タイトル(件名)も、ある程度内容が予想できるくらいにするのがよいでしょう。 ただし、「緊急」や「重要」などの文字は適切ではありません。 相手がメールを読むのは、送信直後とは限りません。 人によっては週末になるかもしれないし、半年後になるかもしれないのです。

開封通知

相手が読んでくれたかを自動的に確認できるように、開封通知機能があります。 一見便利そうですが、この機能は受け取り側で無視することができます。 メールを開いた時刻を相手に通知することにもなるので、無効にできることを知っている人は、大抵機能をオフにしていることでしょう。 また、返信を強要している印象を与えるので、使わないほうがいいでしょう。

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